- Umstellung auf digitale Prozesse spart Zeit und Geld, zeigt eine Analyse von Statista im Auftrag von Adobe
- Zufriedene Beschäftigte, mehr Kundenfokus: Papierlose Prozesse als eleganter Weg der Kostendisziplin und Kundenorientierung
- Gute Planbarkeit und messbare Erfolge belegen erfolgreiche Umstellung in deutschen Unternehmen
München – 28.02.2024 – Weniger Papier, mehr Effizienz: Das suggerieren die Ergebnisse einer aktuellen Studie von Statista zum Status quo des papierlosen Arbeitens in Deutschland, die im Auftrag von Adobe durchgeführt wurde. Diese zeigt, deutsche Unternehmen sind auf dem Weg zum papierlosen Büro weit vorangekommen. Drei von vier Unternehmen haben bereits Maßnahmen zum papierreduzierten Arbeiten ergriffen und dort, wo bereits papierreduzierte Prozesse eingeführt wurden, sprechen die Erfolge für sich: 94 Prozent der Befragten in diesen Unternehmen schätzen die Effizienzsteigerung nach der Einführung als hoch oder sehr hoch ein.
„Diese überwältigende Mehrheit zeigt: Der Umstieg auf papierloses Arbeiten ist für jedes Unternehmen sinnvoll – egal wie groß oder klein“, sagt Murat Erimel, Group Manager im Produktmarketing bei Adobe. „Gerade in wirtschaftlich herausfordernden Umfeldern wie dem aktuellen müssen Unternehmen verstärkt auf ihre Kosten achten. Papierlose Prozesse sind ein eleganter Weg der Kostendisziplin: Sie steigern nicht nur die Effizienz, sondern verbessern zugleich die Arbeitsbedingungen und die Services für die Kund*innen.“
Papierloses Arbeiten als Schlüssel zu Effizienz und Kosteneinsparungen
Für die Untersuchung zum Stand der Umsetzung des papierlosen Büros in Deutschland hat Statista 400 Unternehmen mit einer Größe von zehn bis 1.000 Beschäftigten im Zeitraum vom 11. Dezember 2023 bis 3. Januar 2024 befragt.
Neun von zehn Befragten in Unternehmen, die bereits Maßnahmen zum papierlosen oder papierreduzierten Arbeiten umgesetzt haben, bewerten die Akzeptanz in der Belegschaft als sehr hoch oder hoch. Als wichtigste Erfolge werden Kosteneinsparungen durch Reduzierung von Papierverbrauch und Druckkosten (63 %), Remote-Arbeit an Cloud-Dokumenten (46 %), Einsparung von Lagerfläche/Aktenarchiv (43 %) und Effizienzsteigerung in Arbeitsabläufen (43 %) genannt.
Zentrale Beweggründe für die Einführung von papierlosen Prozessen sind die Einsparung von Betriebskosten (78 %), Steigerung der Effizienz (59 %), Fortschritte bei der Nachhaltigkeitsstrategie (55 %) und der Digitalisierungsstrategie (50 %) des Unternehmens. Für vier von zehn Befragten stehen auch Verbesserungen der Customer Experience im Mittelpunkt. „Hier fängt die Umstellung bereits bei kleinen Dingen an: von der Kommunikation mit Kund*innen über die digitale Datenspeicherung bis hin zur elektronischen Signatur – alles trägt dazu bei, das Erlebnis zu verbessern“, sagt Erimel. „Es braucht gar nicht immer den ganz großen Aufwand, um mit weniger Papier zu arbeiten.“
Die Macht der Gewohnheit als größte Herausforderung bei der Umstellung
Als größte Herausforderung bei der Umstellung auf papierlose Verfahren zeigten sich dabei etablierte Gewohnheiten (46 %) sowie Anschaffungskosten für digitale Technologien (45 %). Weitere wichtige Handlungsfelder zum papierlosen Arbeiten sehen die befragten Unternehmen bei: Archivierungsabläufen (28 %), Unterschriftenerfassung (27 %), Bestellprozessen (26 %), Schulungs- und Weiterbildungsprozessen (25 %) sowie Finanzbuchhaltungsvorgängen (24 %) in der Spitzengruppe.
Schaut man sich die Unternehmen an, die den Schritt bereits gegangen sind, wird klar, dass die Umstellungen auf papierreduziertes Arbeiten besonders gut planbar sind. Vier von fünf Befragten sagen, dass der Aufwand für die Implementierung genau richtig eingeschätzt wurde.
Das papierreduzierte Büro ist zunächst mit Initialkosten verbunden. Langfristig betrachtet, bietet es jedoch eine deutliche Effizienzsteigerung aller Arbeitsabläufe, führt zu Kosteneinsparungen und trägt zur positiven Entwicklung von Unternehmen auf dem Weg in eine digitale und nachhaltigere Zukunft bei.
Hochauflösendes Bildmaterial sowie detaillierte Studienergebnisse (Rohdaten, Whitepaper Management Report) finden Sie in der Download-Sektion.
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