Elektronisches Travelmanagement mit Adobe-Lösungen ersetzt Papierprozesse
Am 1. April 1963 nahm das Zweite Deutsche Fernsehen als Sendeanstalt des Öffentlichen Rechts offiziell seinen Betrieb auf. Heute sind etwa 3.600 feste Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und eine Vielzahl freier Mitarbeiter an den Standorten im Sendezentrum Mainz, im Hauptstadtstudio Berlin sowie in 16 Inlands- und 19 Auslandstudios für den Sender tätig.
Langsame Papierberge müssen weg
Die notwendige Reisetätigkeit der Mitarbeiter stellt erhebliche Anforderungen an das interne Travelmanagement: Bislang wurde der hierzu erforderliche Genehmigungsprozess papierbasiert, also ohne Automatisierung und IT-Unterstützung abgewickelt, was eine Reihe von Nachteilen mit sich brachte und eine Optimierung zwingend notwendig machte. So litt das bisher genutzte Verfahren teilweise unter langen Durchlaufzeiten, es existierte keine Möglichkeit zur Überprüfung aktueller Kontierungsobjekte, um die Zuordnung von Kosten zu prüfen. Vor allem jedoch war der Prozessstatus für die Beteiligten nicht ausreichend transparent. „Die seit Gründung des ZDF Papier-basierten Reisemanagement-Prozesse sollten deshalb durch einen Workflow-gestützten Online-Prozess ersetzt werden“, sagt Frank Antoni, der beim ZDF zuständige Projektleiter für die Einführung des neuen Reisemanagement-Systems. „Außerdem wollten wir durch den vereinheitlichten Prozessverlauf sowohl die Transparenz des Genehmigungsverfahrens als auch dessen Effizienz steigern.“ Antoni ergänzt: „Voraussetzung für das neue System war die Einführung einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur, um die Revisions- und Prüfungssicherheit der Prozesse sicherzustellen.“
Schnelle Implementierung
Nach Prüfung der auf dem Markt vorhandenen Produkte durch die Experten des Geschäfts-feldes Planung und Realisierung im ZDF wurde eine eindeutige Entscheidung getroffen. SAP Interactive Forms by Adobe war eine Lösung, welche die hohen Anforderungen wie die Integration einer elektronische Signatur bedienen konnte. Im August 2007 begann die Umsetzung. Zunächst musste der bisherige Adobe Reader durch eine aktuellere Version ersetzt werden. Erst ab der Version 8.1 werden die Anforderungen an die fortgeschrittene elektronische Signatur erfüllt. Alle Beteiligten betraten hiermit Neuland, denn es existierte noch kein Referenzprojekt, auf dessen Erfahrungen man hätte zurückgreifen können. Während der gesamten Entwicklungs- und Implementierungsphase bestand deshalb enger Kontakt mit der SAP-Entwicklungsabteilung und Adobe. Genaue Kenntnisse der Adobe Document Services und der SAP Basistechnologie waren für die reibungslose Umsetzung des Projekts Voraussetzung. In den knapp fünf Monaten bis zum Beginn der Abnahmetests für den Piloten im Januar 2008 wurden der Workflow für den Dienstreiseantrag und die Vorgaben des ZDF hinsichtlich des Formularaufbaus für das Genehmigungsverfahren definiert. Gleichzeitig erfolgte die Installation der Signatursoftware und der erforderlichen Kartenlesegeräte. Mitte Februar startete die neue Online Reisekostenanordnung und -abrechnung (ORKA) im Pilotbetrieb für zunächst 200 Mitarbeiter.
Sichere Zuordnung und Genehmigung
Seit Einführung des neuen Systems funktioniert das Travelmanagement des ZDF durchgängig elektronisch: Nach Beantragung der Dienstreise durch den Mitarbeiter oder einen Travel Arranger (Disponent) im SAP Portal sendet das System automatisiert eine Genehmigungsanfrage an den entsprechenden Entscheider. Dieser ruft den Antrag innerhalb eines Browserfensters als PDF-Dokument auf, füllt das Formular aus und wählt ein Signaturfeld. Im Hintergrund lädt Adobe Acrobat die verfügbaren Identitäten zur Signatur. Nach Auswahl einer Identität und der Funktion „Unterschreiben“ fordert ein Popup den Nutzer auf, die PIN direkt am Lesegerät einzugeben. Anschließend erfolgt die Verschlüsselung im Gerät und die Signatur wird an das Adobe Formular angehängt. Gleichzeitig erfolgt die Überprüfung der Identität des Benutzers. Genauso läuft auch die bei speziellen Reisen notwendige zusätzliche Signatur des Mitzeichnenden ab, für die auf dem Formular ein weiteres Feld zur Verfügung steht. Der Unterschied: Sie bestätigt lediglich eine aktive Kenntnisnahme und ist optional, bringt also gerade bei aus aktuellem Anlass eilig anzuordnenden Reisen den implementierten Workflow nicht zum Stillstand. Nimmt etwa ein technischer Mitarbeiter, beispielsweise ein Kameramann, an einer redaktionell veranlassten Reise teil, wird auf diesem Weg der direktionsübergreifende Informationsfluss als unabdingbarer Teil des Prozesses unmittelbar sichergestellt.
Mission erfüllt: Qualität und Effizienz gesteigert
Der neue, einheitliche Prozess im Travelmanagement für das ZDF und seine Tochterunternehmen hat die Erwartungen erfüllt: Die Effizienz im Genehmigungsverfahren konnte durch den Wegfall der ehemals manuellen Tätigkeiten erheblich gesteigert werden. Außerdem wurde durch das Eliminieren der zahlreichen Medienbrüche ein immenser Qualitätsgewinn erreicht. Die Transparenz der Vorgänge hat sich erheblich verbessert, auf eine zentrale Ablage sämtlicher Vorgänge haben alle Prozessbeteiligten jederzeit Zugriff. Ein weiteres Ziel, die Revisionssicherheit der Prozesse, wurde durch die Einführung der Fortgeschrittenen elektronischen Signatur erreicht.
Auch in anderen Bereichen erfolgreich im Einsatz
Im Projektteam werden die SAP Interactive Forms by Adobe auch für den Massendruck von Formularen eingesetzt. Außerdem kommen interaktive Formulare bei der Reisekostenabrechnung zum Einsatz. Seit einem Jahr ist die Technologie zudem zusammen mit der Elektronischen Signatur auch in der Kreditorenbuchhaltung, wo die Lieferantenrechnungen geprüft und per Signatur freigegeben werden, erfolgreich im Einsatz. Ein weiterer Einsatzbereich befindet sich in der Projektierung: Im Einkauf sollen künftig die Bestellanforderungen durch den Anforderer elektronisch erfasst und an die zuständigen Genehmiger gesendet werden. Diese autorisieren dann durch ihre digitale Unterschrift die fachliche Notwendigkeit und gegebenenenfalls die Mittelfreigabe, bevor im Einkauf aus der Bestellanforderung eine Bestellung generiert wird.