Als Adobe Ende Juni den Rights Management Check ins Leben rief, ging es darum, zu zeigen, dass sensible Informationen besonders dann Schutz brauchen, wenn sie die „gesicherten“ Mauern bzw. Firewalls eines Unternehmens verlassen. Über den Adobe Rights Management Check konnte jeder Nutzer auf einer Weltkarte nachvollziehen, wo und wann Dokumente geöffnet wurden, die per Mail an Partner, Mitarbeiter oder Lieferanten geschickt wurden. Jeder Zugriff wurde auf einer Weltkarte mit Ort, Uhrzeit und IP-Adresse erfasst.
Am 15. September endete der Wettbewerb, an dem sich mehr als 500 Personen beteiligt haben. Insgesamt wurden 2.000 Dokumente verschickt, die zusammen eine Distanz von rund 5 Millionen Kilometer zurücklegten. Sieger ist Alexander Thiel, IT-Leiter der Expotechnik Heinz Soschinski GmbH, einem international tätigen Messebau-Unternehmen. Sein Dokument absolvierte eine Strecke von 1,2 Millionen Kilometern. Damit hat er sich den Preis, ein “Around the World“-Flugticket, redlich verdient.
Herr Thiel, welches Dokument haben Sie im Rahmen des Wettbewerbs verschickt?
Ich habe ein zum Thema passendes Dokument gesucht und mich für die aktuelle Sicherheitsrichtlinie unseres Unternehmens entschieden. Diese ging an den globalen Verteiler.
Wie haben die Empfänger auf das geschützte Dokument reagiert?
Das Dokument konnte ja über den Adobe Reader ganz normal geöffnet werden. Der wichtige Unterschied war, dass ich jetzt nachvollziehen kann, wer es geöffnet hat. Bei einer Sicherheitsrichtlinie ist das ja nicht unerheblich.
Spielen Dokumente in Ihrem Arbeitsalltag eine wichtige Rolle? Wenn ja, welche Art von Dokumenten ist das typischerweise und in welchen Formaten werden sie ausgetauscht?
Rechnungen, Angebote oder andere Dokumente mit sensiblen Inhalten, die auf elektronischem Weg das Haus verlassen, werden grundsätzlich im PDF Format versendet. Hier ist es wichtig für uns, Veränderungen des Dokuments durch den Empfänger zu verhindern. Zudem kann das Dokument plattformübergreifend von praktisch jedem Nutzer geöffnet werden. Beim rein internen Austausch von Dokumenten werden aber auch noch Ursprungsformate wie Excel oder Word verschickt.
Mit wem tauschen Sie in der Regel Dokumente aus und wo sitzen diese Ansprechpartner?
In der Regel tausche ich Dokumente mit unseren Niederlassungen aus. Diese befinden sich in Singapore, Shanghai, Tokyo, Melbourne, Sydney, Atlanta und Chicago.
Das Analystenhaus KuppingerCole sieht in der Kategorie Information Rights Management (IRM) den Königsweg im Bereich der Informationssicherheit. Was halten Sie von diesem Ansatz, insbesondere mit Blick auf Ihr Unternehmen und Ihren Arbeitsalltag?
Im Unterschied zu anderen Ansätzen werden beim IRM Daten ja nicht nur innerhalb Firmen-interner IT-Systeme, sondern durchgehend während ihres gesamten Lebenszyklus gesichert. Da IRM so den Missbrauch sensibler Dokumente verhindern kann, ist es der richtige Weg für Unternehmen hin zu mehr Sicherheit. Zudem kann der Empfang von Dokumenten nachgewiesen werden. Bisher nutzen wir die Adobe LiveCycle Rights Managment-Technologie in unserem Unternehmen noch nicht, ein Einsatz wäre aber sicherlich interessant für uns.
Abschließend noch einmal herzlichen Glückwunsch zu Ihrem Flugticket. Wissen Sie schon, wo Sie zuerst hinfliegen werden? Wen nehmen Sie mit?
Wohin es geht, weiß ich noch nicht. Aber dass meine Familie mitkommt ist bereits beschlossen.
Weitere Informationen zum Thema Rights Management sind auf der Adobe Webseite für Enterprise-Lösungen abrufbar.