Die heutige Studierendengeneration sind die Digital Natives. Smartphones sind ihre Nabelschnur zur Welt. Damit soll alles möglich sein: Einfache Bewerbungen, schnelle Anmeldungen, digitale Zeugnisse. Das setzt Hochschulen unter Druck, denn Hochschulverwaltung bedeutet Formulare. Heute nicht mehr allein auf Papier, sondern digital verknüpft mit den IT-Systemen.
Auf dem „Adobe Campus Day“ unseres Partners eggs unimedia am 28. Juni 2016 in der Hochschule für Technik und Wirtschaft Berlin (Wilhelminenhofstr. 75A, Gebäude H – 001) kann man aus erster Hand erleben, wie digitale Formulare als universelles Bindeglied für die Verwaltungsprozesse eingesetzt werden können. Der Veranstaltungsort wurde dabei nicht von ungefähr ausgewählt. Denn die HTW Berlin zählt zu den bundesweiten Vorreitern beim Einsatz von eFormularen.
Als größte Berliner Hochschule für Angewandte Wissenschaften mit über 13.000 Studierenden und rund 570 Mitarbeitern vereint sie 70 Studienangebote in den Bereichen Technik, Informatik, Wirtschaft, Kultur und Gestaltung unter einem Dach. Das Fächerspektrum reicht von klassischen Disziplinen wie Maschinenbau, Informatik, Fahrzeugtechnik und Betriebswirtschaftslehre bis hin zu neuen Ausbildungsgängen wie Facility Management oder Game Design.
Formulare als Schnittstelle zu den Studierenden oder Mitarbeitern spielen in der Hochschule eine große Rolle. Sie werden oft dezentral in den Fachabteilungen erstellt, um bestimmte Verwaltungsaufgaben zu organisieren. „In unserem Projekt geht es aber zunächst einmal um hochschulweite Prozesse, die schrittweise auf elektronische Workflows umgestellt werden“, erläutert Ralf Weller, Leiter der Zentraleinrichtung Hochschulrechenzentrum. Mit Hilfe von Adobe Experience Manager Forms lassen sich formularbasierte Workflows umsetzen, die von dem Campus-Management- oder ERP-System nicht abdeckt werden.
„Als Hochschule für Angewandte Wissenschaften lehren wir nicht nur die Methoden der Digitalisierung, sondern setzen diese im eigenen Haus auch praktisch um“, begründet Weller das eFormular-Projekt. Ziel sei es dabei nicht „ineffiziente Geschäftsprozesse erträglicher zu machen, indem man sie ein bisschen automatisiert“. Sondern eine grundlegende Optimierung der Abläufe.
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