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Unternehmen zahlen hohen Preis für ineffizientes Dokumentenmanagement

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Nahezu einen kompletten Arbeitstag, nämlich 6,5 Stunden pro Woche, verbringen deutsche Angestellte durchschnittlich mit administrativen Bürotätigkeiten wie dem Ausfüllen von Formularen oder dem Ausdrucken von Dokumenten. Fast die Hälfte (48%) empfinden solche scheinbar einfachen Bürotätigkeiten als zu zeitaufwändig und unnötig komplex.

Das ist das Ergebnis unserer Studie „Document Drain: How office admin is shredding productivity“ für die europaweit 7000 Arbeitnehmer aus kleinen, mittleren und großen Unternehmen befragt wurden. Rund 1000 davon kamen aus Deutschland. Das Fazit des Reports: Durch ineffizientes Dokumentenmanagement werden geschäftliches Wachstum behindert, Produktivität gehemmt und personelle Ressourcen verschwendet.

Bürotätigkeiten: Langweilig, zeitaufwändig oder schwierig

77% der Befragten in Deutschland geben an, dass sie aufgrund mangelhafter Verwaltungsprozesse bereits einen Geschäftsauftrag verloren haben. Ein Viertel (25%) musste wegen desselben Problems bereits ein Projekt abbrechen. Und mehr als die Hälfte der deutschen Angestellten (56%) sagen, dass zum Beispiel ihre monatliche Reisekostenabrechnung immer mehr Zeit in Anspruch nimmt als geplant.

Deutliche Anzeichen dafür, dass hier deutlicher Handlungsbedarf besteht. Denn die Arbeitszeit wird dadurch ineffektiv genutzt und den Unternehmen entstehen so beträchtliche Kosten. Grundlegende Aufgaben der Administration, wie das Ausdrucken von Dokumenten und deren Versand per E-Mail, werden dabei in der Studie mit 96% als die zeitintensivsten bezeichnet.

Drei Viertel der Befragten sind zudem der Meinung, dass gerade diese Aufgaben wenig nützlich sind und bezeichnen sie als langweilig, zeitaufwändig oder schwierig. Darüber hinaus ordnen 65% der Befragten die Suche nach verschwundenen Dokumenten als unnötig „komplexe“ administrative Bürotätigkeit ein, während 62% hier das Einarbeiten neuer Kollegen und 61% das Einholen von Unterschriften angeben.

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Die Umfrageergebnisse unterstreichen die Notwendigkeit einer digitalen Transformation auch auf diesem Gebiet deutlich. Annähernd die Hälfte der befragten Fachkräfte (46%) gibt als einen der Hauptgründe für problematische Arbeitsabläufe das Fehlen effizienter Technologie an. Digitale Lösungen wie elektronische Signaturen nennen 74% als eine wertvolle Innovation für ihre Arbeit, während 39% der Befragten mobile Apps als entscheidend für die Lösung von Problemen bezeichnen – dies verdeutlicht die immensen geschäftlichen Chancen der Zeiteinsparung und der Umwandlung bestehender Prozesse in volldigitale Arbeitsabläufe.

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Weitere Studienergebnisse finden Sie in dieser Infografik:

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