Die HTW Berlin vereint mit über 13.000 Studierenden und rund 570 Mitarbeitern 70 Studienangebote in den Bereichen Technik, Informatik, Wirtschaft, Kultur und Gestaltung unter einem Dach. Die größte Berliner Hochschule für Angewandte Wissenschaften professionalisiert derzeit ihr Formularmanagement mit Adobe Experience Manager Forms. Dynamische eFormulare und elektronische Workflows steigern die Effizienz und vereinfachen ausgewählte Geschäftsprozesse in Verwaltung und Studium.
Dynamische Formulare passen sich automatisch an
Formulare als Schnittstelle zu den Studierenden oder Mitarbeitern spielen in der Hochschule traditionell eine große Rolle. Sie werden oft dezentral in den Fachabteilungen erstellt, um bestimmte Verwaltungsaufgaben zu organisieren. Im ersten Schritt begann das Hochschulrechenzentrum mit dem Bereitstellen von dynamischen Formularen im PDF-Format.
„Wir haben nach einer Lösung gesucht, bei der sich die eFormulare bereits während des Ausfüllens automatisch an die jeweiligen Erfordernisse bei der Eingabe anpassen“, berichtet Gottfried Junghanns, Teamleiter Campus Management. Etwa wenn sich beim Beantworten der ersten Fragen in einem Antrag für ein Urlaubssemester herausstellt, dass bestimmte Voraussetzungen nicht erfüllt sind, lässt sich dieses Formular gar nicht erst weiter ausfüllen und abschicken.
Komplexe Workflows automatisieren die Abläufe
Mittlerweile hat die HTW Berlin aber auch den Adobe Experience Manager Forms-Server lizensiert, der die Realisierung komplexer Workflows auf Basis adaptiver Formulare ermöglicht. Diese werden im Browser angezeigt und passen sich in der Darstellung automatisch an den Bildschirm des jeweiligen Endgeräts an. Gleichzeitig wird die Digitalisierung von Abläufen unterstützt, die zum Teil Ad-hoc entstehen, zeitlich begrenzt sind oder von den anderen Systemen nicht berücksichtigt werden.
Beispielsweise die Abrechnung von Lehraufträgen, die Bewerbung zum weiterbildenden Masterstudium oder die Vergabe des Deutschlandstipendiums. „In diesen Prozessen steckt ein enormes Potenzial zur Effizienzsteigerung“, bestätigt Junghanns. Deshalb sollen in Zukunft die vielfältigen Möglichkeiten von Adobe Experience Manager Forms zum Erstellen von adaptiven Formularen noch stärker zum Einsatz kommen.
Und auch das Thema „Digitale Signatur“ ist für die Hochschule wichtig: Denn eine verbindliche elektronische Unterschrift, nach der das Dokument nicht mehr manipuliert werden kann, ist gerade bei sensiblen Prüfungsunterlagen oder Zeugnissen von höchster Bedeutung.
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Auf dem „Adobe Campus Day“ unseres Partners eggs unimedia am 28. Juni 2016 in der Hochschule für Technik und Wirtschaft Berlin (Wilhelminenhofstr. 75A, Gebäude H – 001) kann man aus erster Hand erleben, wie digitale Formulare als universelles Bindeglied für die Verwaltungsprozesse eingesetzt werden können. Jetzt noch schnell anmelden!
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