Neu: Intuitiver Workflow-Assistent, Unterschriften mit dem Smartphone scannen, Integration in Enterprise Mobility Management sowie enge Verzahnung mit Salesforce.
Viele Unternehmen halten nur noch wegen handschriftlichen Unterschriften an umständlichen Abläufen mit Papier-Dokumenten fest. Hier liegt ungehobenes Modernisierungs-Potenzial. Mit den neuen Funktionen der eSign-Dienste der Adobe Document Cloud ist es nun noch einfacher, Dokumente elektronisch zu signieren und Geschäftsprozesse dadurch deutlich zu verschlanken.
„Die Unternehmenswelt befindet sich mitten in einer umfassenden digitalen Transformation. Der Druck, sämtliche betriebliche Abläufe zu modernisieren, ist riesig“, sagt Bryan Lamkin, Senior Vice President und General Manager für Digital Media bei Adobe. „Die neuen eSign-Dienste in der Adobe Document Cloud werden die zentralen Geschäftsprozesse mit digitalen Signaturen und leistungsstarken mobilen Funktionen auf ein neues Effizienzniveau heben, indem sie Verzögerungen und umständliche Bürokratie mit handschriftlichen Unterschriften beseitigen.“
Erweiterte eSign-Funktionen
Auf Grund des Wettbewerbsvorteils, den sie für Unternehmen aller Größenordnungen darstellen, steigt die Nutzung elektronischer Signaturen dramatisch. Einer Schätzung von Forrester Research zufolge wird die Zahl der digital signierten Dokumente von 210 Millionen in 2014 auf über 754 Millionen in 2017 steigen – ein Zuwachs von über 350 Prozent[1]. Viele Unternehmen sind jedoch verpflichtet, innerhalb der EU ab Juli 2016 speziell zertifizierte digitale Signaturen zu verwenden. Das Update der eSign-Dienste geht nicht nur mit den künftig verbindlichen digitalen Signaturen konform, sondern ergänzt die Lösung von Adobe um neue Workflow-Funktionen. Zu den neuen Highlight-Funktionen gehören:
- Digitale Signaturen mit Zertifikaten – Neben der einfachen elektronischen Signatur sind ab sofort auch digitale Signaturen mit Zertifikaten in die eSign-Dienste und Workflows von Adobe integriert. Sie erfüllen die umfassenden Anforderungen an Signaturen in der EU sowie in regulierten Wirtschaftszweigen. Damit entspricht die Unterschrift von Adobe eSign dem deutschen Signaturgesetz (SigG) und der Signaturverordnung (SigV) mit der fortgeschrittenen oder qualifizierten Signatur. Adobe ist der einzige globale Anbieter, der es europäischen Bürgern und Menschen weltweit ermöglicht, europäische Signaturen mit dem weitverbreiteten PDF-Betrachter Adobe Acrobat Reader nicht nur anzuschauen, sondern auch gleich zu verifizieren.
- Neue EU-Datenzentren – Adobe eröffnet für die eSign-Dienste und die Document Cloud zwei weitere Datenzentren in der EU, darunter mit dem Standort Frankfurt am Main eines in Deutschland. Zusätzlich entstehen im irischen Dublin neue Server-Kapazitäten. Die neuen Datenzentren werden ihren Dienst ab Ende dieses Jahres schrittweise aufnehmen.
- Bahnbrechende Workflow-Automatisierung – Mit dem neuen Workflow-Designer können Anwender per Drag & Drop einfach zu nutzende Workflow-Vorlagen erstellen. Dies erleichtert es allen Beteiligten, die Schritte des Signaturprozesses problemlos und zuverlässig zu befolgen. Darüber hinaus können Anwender mit dem neuen Advanced Workflow eigene Apps und Web-Abläufe kreieren. Damit lassen sich die einzelnen Schritte des Geschäftsprozesses – wie etwa die Einarbeitung neuer Mitarbeiter oder der Abschluss von Kaufverträgen – vor, während oder nach der Signierung automatisieren.
- Mehr Kontrolle in Vertragsprozessen – Die brandneue Sendefunktion für Verträge erspart Mitarbeitern unnötige Extra-Arbeit und ermöglicht ihnen, Dokumente schneller zu signieren. So ist es nun etwa möglich, Fehler in Dokumenten im laufenden Verfahren ganz unbürokratisch zu korrigieren. Wurde zum Beispiel versehentlich das falsche Dokument versendet, können Anwender dieses einfach korrigieren und erneut versenden, anstatt den gesamten Prozess abzubrechen und neu zu starten.
Unterwegs mehr erledigen
Mit der neuen Version der mobilen App Adobe eSign Manager DC ist es jetzt noch leichter, unterwegs Dokumente und Formulare elektronisch zu signieren, sie zur Signierung zu versenden und Antworten in Echtzeit zu verfolgen. Das Update beinhaltet diese neuen, leistungsstarken Funktionen:
- Enterprise Mobility Management (EMM) – Die App lässt sich nun in EMM-Plattformen wie Android for Work und demnächst in Good Technology sowie in Microsoft Intune integrieren, um geschäftliche und private Daten von Mitarbeitern getrennt voneinander auf dem Mobilgerät verwalten zu können.
- Signature Capture – Mit dieser neuen Funktion können Mitarbeiter ihre handschriftliche Unterschrift mit der Kamera ihres Mobilgeräts fotografieren und sie dann immer wieder zum Signieren von Dokumenten verwenden.
- Signature Sync – Dank dieser praktischen Sync-Funktion können Mitarbeiter auf ihre fotografierte und gespeicherte Unterschrift im Web, per Mobilgerät und am Desktop-Rechner zugreifen. Änderungen werden automatisch abgeglichen. Außerdem können Anwender gespeicherte Verträge auf ihr Mobilgerät laden, dort ansehen und dank neuer Such- und Filterfunktionen schnell finden.
Das Partnernetzwerk der Document Cloud wächst
Neben Adobe engagieren sich viele Software-Partner, um die Document Cloud kontinuierlich zu einem vielfältigen Öko-System auszubauen. Dank der engen Verzahnung der Document Cloud mit populärer Business-Software können Geschäftsanwender auf diese Weise schnell und einfach eSign- und PDF-Funktionen in ihre betrieblichen Abläufe und Ablagesysteme integrieren. Auf diese Updates können sich Nutzer der Document Cloud freuen:
- Salesforce– Unterschriftsvorgänge lassen sich dank des Updates für das Adobe eSign Plugin in der cloudbasierten CRM-Software Salesforce jetzt noch leichter erstellen und verwalten. Die neuste Version der laut Kundenbewertung besten E-Signatur-Lösung für Salesforce seit 2006 bietet jetzt zum Beispiel einen besonders intuitiven Einrichtungsassistenten. Außerdem können Anwender häufige Aufgaben automatisieren, wie etwa das Einfügen von Produktlisten in Vertragsmappen. Zudem unterstützt Adobe eSign für Salesforce nun digitale Signaturen mit Zertifikaten. Adobe eSign ist nativer Bestandteil der Salesforce-Plattform und daher vollständig für den Lightning App Builder zertifiziert.
- Ariba– Geschäftsanwender können Beschaffungsprozesse mit Adobe eSign für die Ariba Vertragsmanagement-Software jetzt noch flexibler und sicherer abwickeln. Das Update für die eSign-Dienste innerhalb von Aribaermöglicht es Nutzern, mehrere Unterzeichner einzufügen, die Signierreihenfolge festzulegen oder Unterzeichner mit der Multi-Faktor-Authentifizierung zu verifizieren.
- Workday – Das führende cloudbasierte ERP-System für Personal- und Finanzwesen, Workday, ist jetzt von Haus aus für das Zusammenspiel mit Adobe eSign vorbereitet. Unternehmen, die Adobe eSign-Dienste nutzen, können diese somit in Verbindung mit über 400 Geschäftsvorgängen in der gesamten Workday Suite nutzen. Dies spart Zeit, vermeidet Fehler und rechtliche Risiken, erhöht die Compliance und verbessert das Anwendererlebnis der Mitarbeiter.
Preise und Verfügbarkeit
Das Update der eSign-Dienste in der Document Cloud wird von November 2015 bis Anfang 2016 schrittweise bereitgestellt. Einzelanwender können die Adobe Document Cloud inklusive Acrobat DC Desktop für einen monatlichen Beitrag ab 15,46 Euro (Standard-Edition, Jahres-Abo) abonnieren und haben Zugriff auf die bewährten Basis-Funktionen der Adobe eSign-Dienste, inklusive der Möglichkeit des Mobilen Signierens. Enterprise-Kunden können Adobe eSign-Dienste mit vielfältigen Erweiterungen im Rahmen eines Enterprise Term License Agreements (ETLA) als „Document Cloud Enterprise“ Variante erwerben. Weitere Informationen zu den Abo-Optionen und Preisen unter: https://acrobat.adobe.com/de/de/pricing/pricing.html.
Über Adobe eSign-Dienste
Als Erfinder des PDF verfügt Adobe über 20 Jahre Erfahrung mit sicheren, digitalen Dokumenten und leistet mit seinen Tools und Diensten einen spürbaren Beitrag zur Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen. Die leistungsstarken Dienste der Adobe Document Cloud, darunter auch die eSign-Dienste, helfen Unternehmen, Geschäftsabläufe mit Dokumenten deutlich schneller und effizienter zu gestalten. Führende internationale Unternehmen, wie etwa KLM, Groupon oder Jaguar Land Rover, setzen auf die schnellen, sicheren und mobilen Workflows der eSign-Dienste von Adobe. Mehr als 100 Millionen abgeschlossene Vorgänge mit Adobe eSign im Gesundheitswesen, bei Versicherungen und Finanzdienstleistern, in Medien- und Unterhaltungsunternehmen sowie in Behörden und Bildungseinrichtungen belegen die hohe Zufriedenheit mit den Adobe eSign-Diensten.
Über die Adobe Document Cloud
Die Adobe Document Cloud ist die professionelle PDF-Plattform, die die Arbeit mit Dokumenten auf die nächste Stufe hebt. Mit Adobe Acrobat DC, dem Herzstück der Adobe Document Cloud, können Anwender jederzeit und überall Dokumente erstellen, aufbereiten, überprüfen, genehmigen, unterschreiben, zurückverfolgen und verwalten – ob am Desktop-Rechner im Büro oder unterwegs auf dem Smartphone oder Tablet. Zusätzlich stehen im Browser Online-Services zum Erstellen, Bearbeiten, Unterzeichnen, Versenden und Nachverfolgen von Unterlagen zur Verfügung. Durch eine touch-fähige Oberfläche und die integrierte Workflow-Funktion für elektronische Unterschriften eröffnet Adobe, der Erfinder des PDF, Anwendern der Document Cloud neue Möglichkeiten für einen produktiveren Umgang mit Dokumenten. Weitere Informationen unter: https://acrobat.adobe.com/de/de/.
[1] Brief: E-Signature Transactions Topped 210 Million In 2014, Forrester Research, Inc., May 19, 2015.