Acrobat-Experte Ulrich Isermeyer erklärt, wie Menschen, Unternehmen und die Umwelt von Adobe DC profitieren
Mit Adobe Document Cloud stellt Adobe als Erfinder des PDF-Standards eine zukunftsweisende Lösung vor, um Dokumente im Büro, zuhause oder unterwegs effizient und bequem zu bearbeiten. Welche Leitgedanken hinter der Entwicklung standen und wie Anwender davon profitieren, erläutert Ulrich Isermeyer, Senior Business Development Manager bei Adobe Systems GmbH im Interview.
Warum bringt Adobe seine PDF-Lösung Acrobat jetzt auch in die Cloud?
Die Antwort ist verblüffend einfach. Viele Menschen profitieren von digital verfügbaren Fotos, Filmen und Musiktiteln. Dokumente hingegen werden im Alltag meist noch auf Papier genutzt. Von diesem sprichwörtlichen „Papierkram“ fühlen sich die meisten Menschen im Büro und privat schlicht genervt. Mit der Adobe Document Cloud ermöglichen wir Menschen, sich von diesem Papierballast zu befreien. Endlich können sie sich um Wichtigeres kümmern: kreativer und produktiver sein. Die Adobe Document Cloud ermöglicht das Arbeiten mit Dokumenten überall und mit jedem Device. Egal ob man am Arbeitsplatz mit seinem Rechner sitzt oder man mit dem Smartphone in der Bahn mal eben was erledigen will.
Warum werden Dokumente so selten digital genutzt? Sie werden schließlich meist auch digital erstellt.
Das papierlose Büro ist leider noch ein Mythos. In acht von zehn Fällen muss ein Dokument einmal oder öfter auf und von Papier übertragen werden, insbesondere dann, wenn eine Unterschrift benötigt wird. Das ist inzwischen unnötig und nicht mehr zeitgemäß. Die Technologie für digitale Unterschriften ist da. Sie können im einfachsten Fall wunderbar mit ihrem Finger oder einem Digitalstift auf einem Mobilgerät unterschreiben. Wer schon einmal einem Paketzusteller die Lieferung bestätigt hat, kennt das. Aber wir bieten auch die digitale Signatur mit Zertifikat über die Document Cloud an – diese ist rechtsverbindlich und man kann tatsächlich auf Papier komplett verzichten.
Was ist der Vorteil, wenn man Dokumente nicht mehr auf Papier unterzeichnen oder bearbeiten muss?
Menschen und Unternehmen sparen sich wertvolle Zeit. Mitarbeiter können sich ihren Kernaufgaben zuwenden. Es passieren weniger Fehler. Das alles macht Unternehmen deutlich produktiver und beschleunigt ihr Geschäft. Oder denken Sie an Ihren häuslichen Alltag. Ist es nicht viel komfortabler, wenn sie nicht erst den Rechner hochfahren, ein Dokument ausdrucken, es unterschreiben und dann per Post verschicken oder faxen müssen? Wäre es nicht viel praktischer, wenn Sie das gleiche Ziel über Ihr Tablet mit ein paar Klicks erreichen könnten? Genau das wollen wir den Menschen mit der Adobe Document Cloud ermöglichen.
Wie erreicht die Adobe Document Cloud diese Ziele?
Wir haben unsere PDF-Software Acrobat von Grund auf neu entwickelt, sodass Sie alle relevanten Aufgaben in einem Dokument nahtlos an all ihren Geräten erledigen können. Wenn Sie wollen, können Sie die wichtigsten Schritte am Tablet erledigen. Oder am Tablet beginnen, in der Adobe Document Cloud speichern und am Desktop vollenden. Ein Medienbruch gehört der Vergangenheit an. Sie müssen nichts mehr ausdrucken. Es sei denn, Sie wollen es. Sie können z.B. ganz einfach mit dem Tablet einen Papier-Workflow in einen elektronischen Workflow umwandeln. Einfach ein Photo des Formulars mit dem Tablet oder Smartphone machen, mit einem Klick in PDF umwandeln und und schon haben Sie ein ausfüllbares und editierbares PDF, welches auch mobil unterschrieben oder zur Weiterverwendung des Textes mobil in eine Word Datei exportiert werden kann. Das PDF oder auch das Word Dokument landet automatisch in der Adobe Document Cloud und ist ab diesem Moment für den Besitzer überall verfügbar. So werden nicht nur Abstimmungsprozesse in die Mobile Welt ausgedehnt, sondern auch Funktionen, für die früher immer ein Desktop Rechner notwendig war.
Einen Desktop-Rechner benötigt man nicht zwingend, um ein PDF zu bearbeiten?
Definitiv nicht. Unsere schon jetzt mit über 100 Millionen Downloads sehr beliebte Reader App wird ein noch leistungsfähigeres Geschäftswerkzeug. Mit der neuen Acrobat DC Mobile App können sie alle relevanten Schritte auf ihrem Android- oder iOS-Mobilgerät erledigen. Sie können PDF-Dokumente mobil erstellen, bearbeiten, unterschreiben und versenden. Sie wollen unterwegs ein Dokument digitalisieren? Scannen Sie einfach das Dokument mit ihrer Smartphone-Kamera. Den enthaltenen Text zu erkennen und zu bearbeiten ist ebenfalls ein Leichtes. Acrobat DC Mobile versteht praktisch alle Schriftarten in aktuell 42 Sprachen. Über Ihr persönliches Nutzerkonto in der Document Cloud können Sie am iPad Dokumente aufrufen, die Sie zuletzt am Desktop betrachtet haben. Besonders für Unternehmen und Behörden praktisch: Sie können nicht nur selbst digital unterschreiben, sondern auch Unterschriften von anderen Anwendern anfordern – alles auf Ihrem Mobilgerät. Die Adobe Document Cloud wird die Arbeit mit PDF-Dokumenten revolutionieren.
Wie schnell kann die PDF-Revolution in Unternehmen ankommen? Oder anders: Wie leicht ist die Adobe Document Cloud in eine bestehende IT-Infrastruktur integrierbar?
Adobe hat extrem positives Feedback von Kunden und Partnern erhalten, die bereits vor der Veröffentlichung testweise mit Adobe Document Cloud gearbeitet haben. Sie schätzen nicht nur die Einfachheit mit der man Dokumente unterwegs und geräteübergreifend bearbeiten kann, sondern auch, wie nahtlos sich die Document Cloud in bestehende Workflows und IT-Systeme einfügen lässt. Dokumenten und Cloud Security ist unser oberstes Gebot. Es gibt neben der Anbindungen an Microsoft Office 365 und MS Sharepoint eine Anbindung der Adobe Document Cloud zur Adobe Creative Cloud. Weitere Anbindungen werden folgen. Als wir Adobe Document Cloud entwickelt haben, war das für uns ein wichtiger Schwerpunkt. Führende CMS oder CRM-Systeme wie zum Beispiel Salesforce oder HR Systeme wie Workday sind jetzt schon in die e-Sign Workflows integriert. Nicht nur Acrobat DC Desktop hat offene Software-Schnittstellen, sondern Adobe bietet auch API´s für die Document Cloud an, die es möglich machen, dass künftig weitere Systeme angebunden werden können.
Können Sie in Zahlen ausdrücken, wie sehr Anwender von den Möglichkeiten der Adobe Document Cloud profitieren?
Das haben wir das Analysehaus IDC auch gefragt. Eine Studie ergibt: Die Digitalisierung der Arbeit mit Dokumenten wirkt sich positiv auf viele Bereiche von Unternehmen aus, zum Beispiel auf die Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit oder auf die Kosten. Wenn Sie ein Dokument mit Adobe Document Cloud erstellen, unterschreiben, versenden und speichern, anstatt dies alles auf Papier zu tun, sparen Sie rund 90 Prozent der Kosten ein. 76 Prozent aller Entscheidungsträger glauben zudem, dass ineffiziente Dokumentenprozesse das Kundenerlebnis verschlechtern. Am überraschendsten: 60 Prozent aller Büroarbeiter würden den Job wechseln, allein wegen der Aussicht auf weniger Papierkram. Nicht zu vergessen, dass digitale Dokumentenprozesse den Verbrauch wertvoller Umweltressourcen senken.
Inwiefern profitiert die Umwelt von einer digitalen Dokumentenlösung wie Adobe Document Cloud?
Das Potenzial ist enorm. Der ökologische Fußabdruck eines Dokuments, das mit Adobe Document Cloud erstellt, unterschrieben, versendet und gespeichert wurde, ist um 91 Prozent geringer als wenn diese Schritte auf Papier erledigt würden. Würde man nur zehn Prozent aller PDF-Dateien, die man mit Adobe Acrobat öffnet niemals drucken, sondern ausschließlich wie oben beschrieben digital verarbeiten, würden jährlich 43 Millionen Liter Wasser gespart.
Über Adobe Systems
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