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Mitarbeiter freuen sich über eine neue Form des Lernens

Das Bundeszentralamt für Steuern revolutioniert mit Webkonferenzen über Adobe Connect Schulungen und Besprechungen

Das Interesse von Unternehmen an Webkonferenzen ist groß. Die Analysten des Marktforschungsinstituts Gartner schätzen, dass bis 2011 drei Viertel aller Firmenmitarbeiter die Möglichkeit haben werden, solche Lösungen zu nutzen. Nachgefragt werden dabei besonders Systeme, die sich unkompliziert und ohne großen Aufwand verwenden lassen – wie etwa Adobe Connect. Einzige technische Voraussetzung für Connect ist die Verfügbarkeit des Adobes Flash Player, der bereits auf 98 Prozent aller Rechner mit Internetanschluss installiert ist. In seinem „Magic Quadrant für Webkonferenzen 2009“ zählt Gartner das Webkonferenz-System von Adobe zu den führenden Produkten.

Effizientere Schulungen für verteilt sitzende Mitarbeiter

Ein Anwender, der die Vorteile von Connect besonders schätzt, ist das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Dort ist die Lösung in der Version 6.5 seit 2008 im Einsatz. Das BZSt übernimmt die administrativen steuerlichen Aufgaben für das Bundesministerium der Finanzen und die steuerlichen Aufgaben des ehemaligen Bundesamtes für Finanzen. Seine etwa 1.050 Beschäftigen sind auf einen Hauptdienstsitz in Bonn sowie drei auswärtige Dienstsitze in Saarlouis, Berlin und Schwedt an der Oder verteilt. Zudem existieren mehr als 100 verschiedene Arbeitszeitmodelle. Der Bedarf nach einer einfachen, schnellen und kostengünstigen Lösung war also groß, um die Mitarbeiter für Schulungen und Besprechungen zusammenzubringen. „Man kann einen Beamten aus Schwedt an der polnischen Grenze nicht wegen jeder Kleinigkeit nach Bonn kommen lassen“, erklärt Andreas Schwabe, IT-Koordinator im BZSt. Das gleiche gelte für Tele-Arbeiter. „Wer im Home Office arbeitet, hat ja schließlich einen besonderen Grund, dies zu tun. Der kann an dem entsprechenden Tag eben auch nicht am Konferenztisch im Bundesamt sitzen“, so Schwabe weiter.

Die Verantwortlichen im BZSt entschlossen sich daher, für Schulungen und Konferenzen Connect einzuführen. „E-Learning ist dabei das Haupteinsatzgebiet“, berichtet Schwabe. Die Mitarbeiter greifen von den Außenstellen, von zu Hause oder einem anderen Ort aus über VPN (Virtual PrivateNetwork) auf Connect zu. Die Lösung läuft auf einer virtuellen Maschine, die ein IT-Dienstleister im Hause des BZSt auf einem Windows-Server betreibt. „Adobe Connect gibt uns die Möglichkeit, Schulungen in kleine Einheiten zu zerlegen“, erklärt der IT-Koordinator. Schließlich ist eine Sitzung ohne großen organisatorischen Aufwand schnell aufgesetzt und die Teilnehmer können dabei an ihrem Arbeitsplatz bleiben. So lässt sich zum Beispiel quasi mal eben zwischendurch ein kurzes Training zu einer bestimmten Funktion in Microsoft Office durchführen.

Das trägt auch zum Erfolg der Schulung bei. Denn „für eine halbe oder eine ganze Stunde sind die Leute aufnahmefähiger“, so Schwabe. „Wenn ich dagegen einen Kurs über zwei Tage zu einem kompletten Programm mache, dann habe ich schon direkt nach dessen Ende die Hälfte vergessen.“ Durch Connect sei eine „neue Form des Lernens“ möglich. Dabei nutzen die Dozenten der E-Learning-Kurse ein breites Spektrum an Connect-Funktionen. Mithilfe von Desktop-Sharing demonstrieren sie zum Beispiel ein Programm auf dem eigenen Rechner. Mit einem zweiten PC, der mit in die Webkonferenz geschaltet wird, lässt sich dann die Interaktion der beiden Rechner zeigen. So lässt sich etwa darstellen, wie eine Besprechungsanfrage von einem PC abgeschickt wird und bei einem anderen ankommt. In die Online-Schulungen werden auch Videos und Präsentationen eingebaut. „Aufgrund der guten Komprimierung durch Flash stellt die Übertragung laufender Videos kein Problem dar“, so Schwabe. Zum Einsatz kommt auch die Whiteboard-Funktion für Notizen. Besonders wichtig ist laut Schwabe außerdem das Chat-Modul. Mit dessen Hilfe können die Teilnehmer unter anderem Fragen an den Dozenten stellen.

Einfachere Zusammenarbeit an Dokumenten

Wird Connect als Plattform für ein Online-Meeting genutzt, spielt auch die Möglichkeit eine wichtige Rolle, Dokumente gemeinsam zu bearbeiten. „Man kann andere zu einem Dokument einladen und gemeinsam an der Endfassung arbeiten“, erklärt Schwabe. Änderungen werden dann online besprochen und sofort umgesetzt. „Es gibt kein Ping-Pong-Spiel mehr, bei dem verschiedene Versionen eines Textes per Mail hin und hergeschickt werden“, so Schwabe weiter.

Ohne Schwierigkeiten verläuft auch die Nutzung von Connect insgesamt. „Die Lösung ist übersichtlich aufgebaut und unkompliziert“, meint Schwabe. Es gebe natürlich auch andere Webkonferenz-Systeme. Doch bei Connect sei der Aufwand besonders gering. „Schließlich ist nur der Flash-Player erforderlich“, so Schwabe weiter. Und der sei bei allen Nutzern installiert. „Auch kennen viele Flash durch die private Internetnutzung von zuhause“, so der IT-Experte. Er räumt aber ein, dass die Einführung von Connect eine kleine Herausforderung dargestellt habe. Die Mitarbeiter hätten zuerst gedacht: „Online-Meeting – was ist das denn?“. Doch die Skepsis verschwand laut Schwabe schnell: „Fast jeder, der an einem Online-Seminar teilgenommen hat, war danach positiv überrascht.“

Für Akzeptanz sorgt auch, dass die Trainings mithilfe von Connect kürzer sind und flexibler aufgesetzt werden können. Daher wurden auch so genannte Lunch-Trainings eingeführt. „Die Mitarbeiter dachten zuerst, ich streiche ihnen ihre Mittagspause“, erinnert sich Schwabe. Aber es habe sich gezeigt, dass während der Mittagszeit auch Leute an Schulungen teilnehmen konnten, die zu den sonst üblichen Zeiten Termine haben. Und wer trotzdem ein Online-Seminar verpasst, kann sich anschließend die Aufzeichnung anschauen. Zudem kommen die Mitarbeiter in den Genuss von Schulungen für Software-Programme, für die es sonst keine Trainings gibt. „Keiner bietet zum Beispiel Seminare für den Firefox-Browser an“, sagt Schwabe. Mithilfe von Connect lasse sich so etwas jedoch schnell umsetzen.

Hinzu kommen die Vorteile, die allgemein mit Webkonferenzen verbunden werden. Die Nutzung von Connect spart dem BZSt viele Reisekosten, da die Mitarbeiter bei Schulungen und Besprechungen in ihrem Büro bleiben können. Sie können somit ihre Arbeitszeit sinnvoller einsetzen, als diese im Flugzeug oder Auto zu verbringen. Und da die Kosten für Schulungen nun geringer sind, können mehr davon angeboten werden. Der Einsatz von Connect im BZSt hat sich bewährt. Daher will Schwabe demnächst auf Version 7.5 wechseln. Er erwartet dann noch mehr Seminare, die nicht nur vom IT-Schnittstellenreferat, sondern auch von anderen Mitarbeitern angeboten werden. Denn schließlich könne mit Connect quasi jeder zum E-Learning-Dozenten werden.

Genügend Bedarf an Schulungen mithilfe von Connect gibt es jedenfalls, berichtet Schwabe. „Vor kurzem habe ich etwa eine Online-Schulung zum Thema „MS-Outlook -Termine & Besprechungen“ im Intranet angekündigt. Und schon einen Tag später war der Kurs ausgebucht.“