Technische Universität München optimiert Zusammenarbeit durch Web-Meetings und spart dabei Zeit und Geld
Das SAP University Competence Center (UCC) an der Technischen Universität München (TUM) steht ständig im Dialog mit Mitarbeitern, Partnern und anderen Ansprechpartnern auf der ganzen Welt. Das Competence Center am Standort Garching ist eines von fünf UCCs weltweit, die im Rahmen des SAP University Alliance Programms das Hosting und den Anwendersupport für Softwarelösungen von SAP bereitstellen. Die an den Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik angegliederte Einrichtung organisiert virtuelle Meetings mit den übrigen UCCs in Europa, Asien und den USA. Dabei leistet sie Anwendungssupport für mehr als hundert Kunden aus Forschung und Lehre in fünf Ländern. Das UCC in München hat die Anwendung SAP Acrobat Connect Professional Meeting von Adobe implementiert, um Web-Meetings durchzuführen und durch den Fernzugriff auf die Desktopsysteme der Kunden den Support zu optimieren.
Mit SAP Acrobat Connect Professional Meeting können Anwender virtuelle On-Demand-Besprechungsräume einrichten, um Web-Meetings und -Konferenzen in Echtzeit abzuhalten. Nach dem Login haben die Mitglieder Zugriff auf Dokumente und Live-Screens, Whiteboard-Technologien, sowie Video- und Audio-Tools für die Online-Zusammenarbeit. Die Software unterstützt außerdem den Zugriff auf verschiedene Anwendungen und die Kommunikation per Instant Messaging. Sie basiert auf dem Adobe Flash Player, sodass mehr als 98 Prozent der PCs mit Internetanschluss bereits über die Voraussetzungen für die Nutzung der Lösung verfügen.
Die Anwender können Meetings organisieren, indem sie Projekträume definieren, die Teilnehmer bestimmen und Einladungen mit Uhrzeit, Datum und Links per E-Mail versenden. Die Teilnehmer registrieren sich selbst über ihren Web-Browser und erhalten automatisch Bestätigungen und Erinnerungen. Über eine browser-basierte Benutzeroberfläche können sie mit einfachen Web-Cams Gespräche mit Blickkontakt führen. Sobald ein Meeting-Raum einge-richtet ist, kann er ohne weiteren Verwaltungsaufwand beliebig oft genutzt werden.
Das Kompetenzzentrum nutzt SAP Acrobat Connect Professional Meeting für die Zusammen-arbeit mit Professoren aus aller Welt, um Lehrpläne und Unterrichtsmaterialien für SAP-Softwarelösungen auszuarbeiten und sich während der Erprobung neuer SAP-Produkte zu beraten. An einem Meeting nehmen durchschnittlich 3 bis 10 Personen teil. Der virtuelle Arbeitsplatz bietet eine Chat-Funktion, ermöglicht den Austausch von Bildschirminhalten (Screens) zwischen den Desktopsystemen und SAP-Anwendungen, die Überarbeitung und Kommen-tierung von Dokumenten sowie die Aufzeichnung von Meeting-Protokollen.
„Der größte Nutzen von SAP Acrobat Connect Professional Meeting liegt in der Verbesserung der Kommunikation mit unseren Partnern“, sagt Sonja Hecht, Spezialistin für den Anwendungs-support im Hochschulkompetenzzentrum der TU München. „Besonders hilfreich ist der Austausch von Screens und Dateien, denn dadurch können wir in jedem Projekt einen einheit-lichen Wissensstand sicherstellen. Wir sparen Zeit und Kosten und optimieren gleichzeitig die Ressourcennutzung.“
Schnelle Installation und komfortable Bedienung
Die Mitarbeiter des UCC waren von der schnellen Installation der Anwendung überrascht. „Die Implementierung konnte mühelos innerhalb unseres Zeit- und Kostenrahmens abgeschlossenwerden. Wir haben nur einen Tag für die Installation der Software gebraucht und danach eine weitere Woche für das Testen der virtuellen Meetings mit Partnern auf verschiedenen Kontinenten“, sagt Prof. Dr. Helmut Krcmar, akademischer Direktor des UCC der TU München. Ein weiterer Pluspunkt ist der Anwenderkomfort. „Softwarelösungen für die Kollaboration müssen ohne großen Schulungsaufwand intuitiv zu bedienen sein. Die Mitarbeiter und die Partner konnten die neue Anwendung sofort einsetzen und haben dafür lediglich die mit der Software gelieferte Dokumentation zu Rate gezogen“, sagt Hecht.
Auch die Auswahl der Lösung war sehr unkompliziert. „Wir arbeiten bereits seit langer Zeit mit SAP zusammen“, kommentiert Dr. Holger Wittges, Projektleiter SAP Hochschulkompetenz-zentrum, Technische Universität München. „Wir wussten, dass SAP die Lösung selbst nutzt und sehr gute Erfahrungen damit gemacht hatte. Wir bekamen die Chance, das Produkt in unserem Kompetenzzentrum einzusetzen und haben zugegriffen.“
TU München erwägt Einführung weiterer Anwendungen für E-Learning
Auf Grund der guten Erfahrungen erwägt das UCC nun die Einführung der Anwendung SAP Acrobat Connect Professional Learning von Adobe. Diese Lösung ist auf Unternehmen zugeschnitten, die kurzfristig e-Learning-Module für interne Schulungen bereitstellen müssen. Anwender können Schulungen planen, Teilnehmer anmelden, Zugangsberechtigungen vergeben und den Versand von Anmeldebestätigungen und Erinnerungen automatisieren. Trainer und Experten für die jeweiligen Fachgebiete können Kurse mit einer Kombination aus Online-Präsenzunterricht und Selbststudium ausarbeiten. Sie können Zugangsvoraussetzungen definieren, optionale und Pflichtmodule festlegen und die Testergebnisse der Teilnehmer protokollieren.
Diese Funktionalitäten eignen sich ideal für die TU München, die eine weltweit anerkannte Forschungseinrichtung ist. Die Schwerpunkte der TUM – mit über 12 Fakultäten, mehr als 7.000 Mitarbeitern und über 21.000 Studierenden – sind Naturwissenschaften, Technik, Medizin und Biowissenschaften. Zentrale Institute der Hochschule ermöglichen die interdisziplinäre Zusammenarbeit innerhalb von Forschungsprojekten und unterhalten Partnerschaften mit mehr als 130 Universitäten in aller Welt.
Die TU München, die sich dem Leitbild der „unternehmerischen Universität“ verpflichtet fühlt, sucht stets nach Wegen, ihren Spielraum zu erweitern und innovative, wegweisende Konzepte zu verwirklichen.
„Für das UCC und die Technische Universität München ist es wichtig, dass wir technologisch immer auf dem neuesten Stand sind und Innovationen mitgestalten“, kommentiert Krcmar. „Die Kunden kommen zu uns, weil sie technologische Kompetenz von uns erwarten, darum müssen wir stets modernste Technologien einsetzen. Wir kommunizieren und kooperieren weltweit mit vielen verschiedenen Partnern und Kunden innerhalb eines globalen Wissensnetzwerks. SAP Acrobat Connect Professional Meeting unterstützt und erleichtert diesen Wissensaustausch.“