Personalabteilungen der Deutschen Telekom AG arbeiten bei Formular- und Dokumentprozessen dank Adobe PDF-Technologien effizienter
Dass ein Unternehmen wie die Deutsche Telekom AG mit allein in Deutschland rund 140.000 Beschäftigten unter anderem in der Personaladministration ein hohes Maß an Verwaltungsaufwand zu bewältigen hat, ist einleuchtend. Betroffen ist hier vor allem der Bereich „Personal Service Telekom“. Mit der Gründung dieser Shared Service Einheit der Telekom zur Bearbeitung der administrativen Personalarbeit waren mehr als 3.000 unterschiedliche Dokumente und Formulare in Gebrauch – von Zeugnistexten über Urkunden zu Dienstjubiläen bis zum Antrag auf Kindergeld wird täglich eine Menge „Papierkram“ erledigt.
Früher hat jede Personalstelle der Deutschen Telekom AG (DTAG) die notwendigen Dokumente selbst erstellt. So entstand über die Jahre eine Vielzahl von Versionen zu einem Thema ohne einheitlichen Stil und Aufbau. Um die Dokumenten- und Formularprozesse effizienter zu gestalten, hat sich der Personalservice der DTAG bei Gründung des „Personal Service Telekom“ dazu entschieden, diese Schreiben bundesweit zu konsolidieren und ein zentrales Ticketsystem einzuführen. So sollte sichergestellt werden, dass die Personalressourcen optimal genutzt werden. Gleichzeitig sollte die Bearbeitung von Anträgen sowohl für Antragsteller als auch für Bearbeiter effizienter gestaltet und mit der zentralen Bereitstellung von Dokumenten und Formularen die Fehleranfälligkeit reduziert werden.
Wanted: Flexible Formularlösung, die beim Anwender ankommt
Auf der Suche nach einer geeigneten Lösung hatten Rainer Hahn, Leiter IT-Management beim „Personal Service Telekom“ der DTAG, und seine Kollegen vor allem ein Ziel: „Wir wollten Formulare, die leicht zu handhaben sind und von den Anwendern akzeptiert werden.“ Weil die Lösung von Adobe auf dem bekannten PDF-Format basiert, problemlos in die bestehenden Systeme der DTAG integriert werden konnte und zudem flexibel erweiterbar ist, fiel im November 2006 die Entscheidung für Adobe. „Nach der Entscheidung für Adobe hatten wir ein erstes Pilotprojekt bereits Anfang 2007 implementiert“, erklärt Hahn. 50 Dokumente der Familienkasse wurden von den Anwendern auf Herz und Nieren geprüft und deren Feedback für die flächendeckende Einführung im „Personal Service Telekom“ genutzt.
Mit wenigen Klicks zum individuellen Dokument
Heute arbeiten die Mitarbeiter und Kunden des „Personal Service Telekom“ bei einer Vielzahl von Prozessen mit dem Dokumenten- und Formulartool. So stellt der Personalservice der Telekom (PST) beispielsweise Standardformulierungen für Zeugnisse über eine Datenbank zur Verfügung. Die Führungskraft kann auswählen, welche Note vergeben werden soll, das System bietet dann automatisch Formulierungen an, die sich einfach per Mausklick auswählen lassen. Anschließend ergänzt sie den individuellen Werdegang des Mitarbeiters, der ebenfalls aus der Datenbank entnommen werden kann, und gibt das Zeugnis als PDF aus. So ist in einem Schritt auch ein Dokument vorhanden, das für die automatisierte Archivierung in einer elektronischen Personalakte geeignet ist. Die zentrale Bereitstellung der Formulierungen spart nicht nur Zeit bei der Erstellung, sondern sorgt auch für einen einheitlichen Stil der Zeugnisse. „Dokumente wie Verträge, Befördungsschreiben und Zeugnisse bestehen überwiegend aus Standard-Textbausteinen“, erläutert Hahn. „Es war wichtig für uns, eine Lösung zu finden, mit der vorgegebene Textbausteine in einer zentralen Datenbank vorgehalten und hieraus flexibel eingesetzt werden können. Mit Adobe ist dies sehr komfortabel umsetzbar. Wir können so die Aktualität der Dokumente sicherstellen und die User entlasten.“
Intelligente Formulare überwinden Medienbrüche
Die zentrale Anwendung, mit der der Personalservice arbeitet, ist das selbst entwickelte Workflow-System „AMS Personal“. Es sammelt die Daten aus den SAP-Systemen und Datenbanken und fungiert so als Datendrehscheibe in allen Personalfragen. Mitarbeiter können über eine Webschnittstelle auf das Workflow-System zugreifen und beispielsweise Antragsformulare im PDF- Format nutzen. Hierfür loggt sich der Mitarbeiter mit seinem Passwort ein und wählt ein Formular aus – die schon bekannten Personendaten werden von der Adobe-Lösung automatisch aus den Backend-Systemen in das Formular übernommen. Der Mitarbeiter ergänzt die fehlenden Informationen, druckt das Formular aus, unterschreibt es und sendet es per Post an die zentrale Personalstelle. Beim Ausdrucken wird das PDF-Formular mit einem 2D-Barcode versehen, der dann beim Eingang in der Poststelle gescannt wird. Im Barcode sind Informationen über die Art des Formulars, des Antragstellers sowie Weiterverarbeitungsinformationen verschlüsselt enthalten. Die Software entschlüsselt beim Scan den Barcode und wertet die Informationen aus. So gelangt der Antrag ohne Umwege zum passenden Bearbeiter. Auch bei Serienbriefen an die Mitarbeiter kommt der 2D-Barcode zum Einsatz. Bei Tausenden von Rückläufern bringt dies eine enorme Zeitersparnis in der Poststelle, da nicht jede Antwort von Hand gesichtet und weitergeleitet werden muss.
Eine Lösung mit Potenzial: Flexibel und kostengünstig erweiterbar
Hinter diesen effizienten Dokument- und Formularprozessen stehen die Adobe LiveCycle Serverlösungen. Mit ihnen gestaltet die DTAG ihre Formulare. „Die Adobe-Lösungen ermöglichen uns, die Formulare via Java-Script mit echter Intelligenz zu versehen“, erklärt Hahn. „Wenn also eine bestimmte Eingabe gemacht wurde, passen sich die folgenden Formularfelder an – unmögliche Eingaben werden automatisch ausgeschlossen.“ Mit der Adobe-Technologie sind diese Anwendungen jederzeit problemlos erweiterbar. Der Vorteil ist, dass sie sehr flexibel einsetzbar ist: „Wir sind jetzt in der Lage, neue Ideen schnell und unmittelbar umzusetzen“, zeigt sich Hahn erfreut. „Nicht nur, dass neue Anwendungen in sehr kurzer Zeit einsatzfähig sind, die Entwicklung dieser ist zudem – anders als bei unseren anderen Systemen – ohne großen Kostenaufwand realisierbar. Es fallen nur Kosten für die eigenen Ressourcen an.“ Auch wenn die Umstellung noch nicht abgeschlossen ist, hat Hahn schon die nächsten Ziele im Visier: „Die Einführung einer digitalen Signatur würde unsere Prozesse und die Archivierung noch weiter vereinfachen.“ Nach seinen bisherigen Erfahrungen ist Hahn überzeugt, dass er auch bei den nächsten Projekten gut beraten wird: „Es war ein Glücksgriff, mit Adobe zusammen zu arbeiten. Die Verantwortlichen bei Adobe waren immer kooperativ, hilfsbereit und flexibel – ich habe selten so eine gute Unterstützung und so guten Service erlebt.“